Dogodke lahko podjetje uporabi kot odlično poslovno priložnost, s katerimi se predstavi, gradi na ugledu, si ustvarja večjo prepoznavnost in s tem posledično pridobiva tudi nove stranke. Na drugi strani pa lahko z organizacijo internih dogodkov (team building, novoletna zabava,…) krepi pripadnost zaposlenih podjetju, izvaja izobraževanja, delovna srečanja, večje sestanke in še kaj. Organizacija dogodkov je zato odgovorna naloga, ki zahteva skrbno načrtovan in premišljen pristop.

Načrtovanje dogodkov je lahko z uporabo ustreznega orodja enostavnejše in preglednejše. Da bi to dosegli, smo razvili nov sistem za organizacijo dogodkov BuyITC Event Manager, ki omogoča organizacijo tako eksternih kot internih dogodkov, zaprtega ali odprtega tipa in zagotavlja enostavno in učinkovito upravljanje dogodkov.

Ključne funkcionalnosti rešitve BuyITC Event Manager:

• kreiranje dogodka (nastavitve lastnosti dogodka, organizacijske ekipe, pooblastil),
• 'pinboard' dogodka za beleženje različnih opomb, nalog, opravil,
• upravljanje kontaktov in adrem,
• ustvarjanje liste povabljenih, 
• oblikovanje in pošiljanje eVabil,
• oblikovanje predstavitvene prijavne strani (Landing page) dogodka,
• spletna prijava udeležencev,
• možna tudi ročna prijava udeležencev znotraj spletne aplikacije,
• avtomatizirana potrditvena sporočila za potrjevanje prijav (vsebuje eVstopnico v obliki črtne kode za identifikacijo udeleženca na dogodku)
• mobilna aplikacija za spremljanje udeležbe prijavljenih (potrjevanje prisotnosti s pomočjo čitalca črtnih kod ali ročno v aplikaciji)
• spremljanje statistik dogodka (število poslanih vabil, prejetih prijav, število prijavljenih oseb, število udeleženih oseb,…),
• integriran sistem pravic za dostope: vpogledne, uredniške ali administratorske pravice.

Samo rešitev BuyITC Event Manager in njene funkcionalnosti pa smo že tudi preizkusili na organizaciji konkretnih dogodkov. Za implementacijo rešitve se je odločila naša dolgoletna stranka Nova KBM, ki v okviru poslovanja organizira različne vrste dogodkov.  Z novo rešitvijo so se tako lotili organizacije internega dogodka, na katerega je bilo povabljenih 1345 zaposlenih. Z delovanjem rešitve so bili v Novi KBM zelo zadovoljni, saj je bila z njo organizacija dogodka enostavnejša in preglednejša, prav tako pa so z njeno pomočjo prihranili tudi čas, ki bi ga sicer porabili za pošiljanje vabil in spremljanje prijav udeležencev ter potrjevanje dejanske prisotnosti. Po pozitivni uporabniški izkušnji rešitev BuyITC Event Manager priporočajo tudi drugim in jo bodo za organizacijo dogodkov s pridom uporabljali še naprej.

Dejan Klančar iz Nove KBM je o rešitvi BuyITC Event Manager povedal naslednje: "Nova KBM in BuyITC že več kot 10 let uspešno sodelujeta na področju spletnih strani, intranetnih portalov itd. Banka organizira za svoje komitente in poslovne partnerje letno večje število dogodkov, kateri morajo biti tako organizacijsko, kot tudi tehnično izvedeni brez napak. Nova KBM in BuyITC sta združili skupne moči in nastala je sodobna aplikacijska podpora za organizacijo dogodkov. Nova pridobitev nam omogoča lažje, hitrejše in bolj pregledno upravljanje vseh aktivnosti, ki so povezane z dogodkom. Uvoz kontaktov, pošiljanje vabil, prijava uporabnikov na dogodek, avtomatično pošiljanje črtne kode, bliskovito evidentiranje uporabnikov na samem dogodku, pregled celotnega dogajanja v realnem času  in kasnejša analiza dogodka sta tisto, brez česar si organizacije dogodkov v Novi KBM ne znamo več predstavljati. Ponosni smo, da smo lahko bili del razvoja tega produkta."

Če se tudi vi ukvarjate z organizacijo dogodkov in si želite to delo poenostaviti, nas kontaktirajte in z veseljem vam bomo ponudili dodatne informacije ter se dogovorili o sodelovanju.